Eén eigenaar
Elke categorie krijgt een verantwoordelijke of team, zodat een doorgestuurd bericht niet tussen wal en schip valt.
E-mailverwerking automatiseren
Een volle inbox hoeft geen volle werkdag te betekenen.
Berichten lezen, de juiste collega zoeken en gegevens overnemen kost aandacht. Wij helpen terugkerende e-mails om te zetten in geordende informatie en een passende volgende stap.
Van informatie naar actie
Nieuw berichtVraag over mijn aanvraag
Kunnen jullie de status van mijn aanvraag bekijken?
Onderwerp herkendStatusvraag
VervolgactieTaak klaarzetten
Klaar voor je collegaMet de oorspronkelijke e-mail erbij
Van inbox naar werkproces
Een bericht lezen is pas het begin.
Herkenbaar?
Iedere e-mail handmatig doorspitten
- Dezelfde onderwerpen steeds opnieuw indelen.
- Berichten doorsturen zonder duidelijke eigenaar.
- Informatie uit de mail overnemen in je software.
Met een passende oplossing
Het voorbereidende werk georganiseerd
- Onderwerp en benodigde informatie herkennen.
- Een taak klaarzetten voor het juiste team.
- Concepten en uitzonderingen laten beoordelen.
Afstemmen op jullie werkwijze
Automatiseer de routine. Geef aandacht aan de uitzondering.
We kiezen samen welke berichten geschikt zijn: bijvoorbeeld statusvragen, aanvragen of binnenkomende documenten. Per categorie leggen we vast welke gegevens nodig zijn en welke vervolgactie mag worden voorbereid.
Een conceptantwoord, CRM-notitie of taak kan deel uitmaken van de oplossing. Automatisch versturen of wijzigen gebeurt alleen binnen de afgesproken inrichting en controles. De beschikbare mailbox- en systeeminterfaces onderzoeken we vooraf.
- Categorieën die aansluiten op jullie dienstverlening.
- De oorspronkelijke mail blijft bij de taak.
- Duidelijke grenzen voor automatische acties.
Van informatie naar actie
Nieuw berichtNieuwe aanvraag met bijlage
Hierbij de gegevens en het ingevulde aanvraagformulier.
Onderwerp herkendNieuwe aanvraag
VervolgactieDossier voorbereiden
Klaar voor je collegaMet de oorspronkelijke e-mail erbij
Begin overzichtelijk
Eerst één categorie. Daarna verder.
- 01
Berichten onderzoeken
Met zorgvuldig gekozen voorbeelden brengen we onderwerpen, benodigde gegevens en uitzonderingen in kaart.
- 02
Naast je team testen
Een eerste versie doet voorstellen. Je team beoordeelt of de indeling en vervolgacties bruikbaar zijn.
- 03
Gericht automatiseren
We sluiten de afgesproken systemen aan en bepalen welke acties controle blijven vragen.
De randvoorwaarden
Een goede workflow houdt overzicht.
Controle op acties
We bepalen wat als concept klaarstaat en wat binnen vaste regels automatisch mag worden uitgevoerd.
Omgaan met fouten
Een onduidelijk bericht, ontbrekende bijlage of mislukte koppeling krijgt een zichtbare status en vervolgroute.
Goed om te weten
Vragen over e-mailautomatisering
Dat is geen standaard uitgangspunt. We kunnen beginnen met indeling en concepten die je team beoordeelt. Welke acties later automatisch mogen, leggen we expliciet vast en testen we binnen de afgesproken grenzen.
We onderzoeken de mailomgeving, beschikbare interfaces, toegangsrechten en interne eisen. Op basis daarvan bepalen we hoe de oplossing kan aansluiten. Een specifieke koppeling garanderen we niet zonder die inventarisatie.
Dat kan onderdeel zijn van de oplossing. We onderzoeken eerst de documenttypen en gewenste gegevens. Bij meer complexe documentstromen werken we een afzonderlijke route voor documentverwerking uit.
We nemen het herkennen van al verwerkte berichten, herhaalpogingen en een duidelijke verwerkingsstatus mee in het ontwerp. De precieze inrichting hangt af van de mailbox en de systemen die de vervolgactie uitvoeren.
De techniek erachter
Van klantvraag naar de juiste bouwstenen.
Meer achtergrond bij deze oplossing
Wat is een AI Agent? Hoe automatiseer je documentverwerking met AI?Samen de eerste stap bepalen
Welk deel van dit proces wil jij vereenvoudigen?
Vertel ons wat je team nu doet en waar het werk vastloopt. Dan onderzoeken we een passende aanpak.
Bespreek je uitdaging Vertel ons waar het werk vastloopt.