Een eigen klantomgeving. Aangesloten op de operatie.

De vraag

Een klant wil weten of een aanvraag is ontvangen, welke informatie nog nodig is en wat de volgende stap wordt. Zonder gedeeld overzicht komen die vragen per e-mail of telefoon bij het interne team terecht. Documenten en antwoorden raken daarbij verdeeld over verschillende gesprekken.

In dit projectvoorbeeld krijgt de klant één omgeving voor aanvragen en voortgang. Het uitgangspunt is een afgebakend klantproces: informatie aanleveren, een aanvraag bekijken en zien wanneer er actie nodig is.

De oplossing

Het voorgestelde portaal biedt een overzicht per aanvraag. De klant kan de benodigde informatie en documenten aanleveren en de beschikbare status bekijken. Het interne team verwerkt de aanvraag in de eigen werkomgeving.

Waar de bestaande software een geschikte API biedt, kan een koppeling de benodigde gegevens uitwisselen. Per gegeven leggen we vast welk systeem leidend is. Zo blijft helder waar een wijziging thuishoort en welke informatie voor de klant zichtbaar wordt.

• Een eigen overzicht van aanvragen
• Documenten aanleveren bij de juiste aanvraag
• Inzicht in afgesproken statussen
• Aansluiting op bestaande software waar mogelijk

Toegang en overdracht

Een klant mag alleen informatie van de eigen organisatie of de toegestane dossiers zien. Rollen, toegang en controle daarop horen daarom bij de basis van het portaal. Ook moet duidelijk zijn welke informatie intern blijft.

Een systeemkoppeling heeft meer nodig dan een succesvolle overdracht. Wat gebeurt er als het interne systeem tijdelijk niet beschikbaar is? Hoe voorkom je dubbele aanvragen? En hoe ziet een medewerker dat iets aandacht nodig heeft? Die situaties moeten in de uitwerking worden meegenomen.

Een afgebakende eerste stap

Een eerste versie zou één aanvraagproces ondersteunen, met een beperkt aantal statussen en een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden. Met klanten en medewerkers toetsen we of de omgeving begrijpelijk is en of de informatie op het juiste moment beschikbaar komt.

Dit is een projectvoorbeeld, geen beschrijving van een uitgevoerd klantproject. De precieze functies, koppelingen en beheerafspraken volgen uit de organisatie, de beschikbare software en de afgesproken scope.