Van een volle inbox naar een complete werkorder.

De vraag

Een aanvraag komt zelden als een compleet dossier binnen. De contactgegevens staan in de e-mail, de omschrijving in een bijlage en het gewenste moment in een eerder bericht. Een medewerker moet die informatie bij elkaar zoeken voordat de planning ermee verder kan.

In dit projectvoorbeeld is de vraag: hoe maak je van die losse informatie een bruikbare aanvraag, zonder iedere e-mail en ieder document handmatig over te nemen? De uitwerking richt zich op de voorbereiding van een werkorder. Het inplannen en definitief bevestigen blijven afzonderlijke beslissingen.

De oplossing

De voorgestelde workflow begint bij één afgesproken aanvoerkanaal. Berichten en bijlagen worden aan dezelfde aanvraag gekoppeld. AI helpt om de omschrijving, locatie en gewenste werkzaamheden uit de beschikbare informatie te halen.

Het resultaat verschijnt als concept in een controleoverzicht. De medewerker ziet welke gegevens zijn gevonden, waar ze vandaan komen en welke informatie nog ontbreekt. Pas na beoordeling kan de aanvraag naar het planningssysteem. Een koppeling is afhankelijk van de beschikbare API en toegangsrechten.

• E-mail en bijlagen samen per aanvraag
• Een concept met herleidbare gegevens
• Een aparte route voor onvolledige aanvragen
• Overdracht na beoordeling door een medewerker

Controle in het proces

Niet iedere aanvraag past in hetzelfde patroon. Een onleesbare bijlage, onduidelijk adres of tegenstrijdige datum moet zichtbaar blijven. De uitwerking voorziet daarom in een beoordelingsstap, in plaats van ontbrekende gegevens automatisch aan te vullen.

Bij de inrichting moeten we vastleggen wie mag beoordelen, welke gegevens noodzakelijk zijn en wat er gebeurt als de overdracht mislukt. Ook bewaartermijnen, toegang tot documenten en het voorkomen van dubbele aanvragen horen bij die afspraken.

Een afgebakende eerste stap

Een passende start is één type aanvraag met een beperkte set velden. Met representatieve, toegestane voorbeelden toetsen we of het concept volledig en bruikbaar is. Daarna kan de workflow worden uitgebreid met extra documenttypen of een systeemkoppeling.

Dit is een projectvoorbeeld, geen beschrijving van een uitgevoerd klantproject. De daadwerkelijke scope, technische haalbaarheid en uitkomsten bepalen we samen met de opdrachtgever.